Corporate Content Management-Systeme (ECM-Systeme) sind Arten von Softwaretechnologien, die bei der Verwaltung, Speicherung, dem Abruf und dem Schutz unstrukturierter Informationen, die in direktem Zusammenhang mit der Verwaltung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen stehen, weit verbreitet sind.
Einige verwirren ECM-Systeme und elektronische Dokumentenmanagementsysteme (EDMS). Die Verwechslung zwischen diesen Definitionen ergibt sich aus der Tatsache, dass EDMS neben den Dokumentenverwaltungsmodulen für Unternehmen sehr häufig einige ECM-Funktionen enthält. Wie zum Beispiel die Interaktion von Mitarbeitern bei der Erstellung von Dokumenten. In einer solchen Situation ist es durchaus möglich, die Erweiterung der Funktionalität auf das ECM-System zu diskutieren.
Der Hauptunterschied zwischen dem ECM-System und dem EDMS besteht darin, dass ECM-Systeme nicht nur das elektronische Dokumentenmanagement des Unternehmens durchführen, sondern auch einen einzigen Informationsraum für alle Benutzer des Unternehmens schaffen und die Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen.
Durch den Einsatz von ECM-Systemen werden die Arbeitsressourcen optimiert und die Betriebskosten des Unternehmens erheblich gesenkt.
In der Regel enthalten ECM-Systeme die folgenden Unterabschnitte (Module), von denen jeder in den Rest der Unterabschnitte integriert ist und auch separat vorhanden sein kann.
Nachfolgend einige davon:
- Modul zur Verwaltung elektronischer Dokumente für Unternehmen;
- Modul zur Unterstützung von Geschäftsprozessen;
- Web Content Management-Modul für eine Unternehmenswebsite oder ein Unternehmensportal,
- Modul zur Verwaltung von Medieninhalten;
- Wissensmanagement-Modul;
- Inhaltszugriffskontrollmodul, das die erforderlichen Informationen unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt.
Jeder der Unterabschnitte erfordert bestimmte Fähigkeiten. Zum Verwalten des Webinhalts einer Unternehmenswebsite oder eines Unternehmensportals sind beispielsweise spezielle Kenntnisse in der Verwaltung von Internetressourcen erforderlich, und für das elektronische Dokumentenverwaltungsmodul des Unternehmens sind bestimmte Informationen zur internen Bewegung von Dokumenten erforderlich.
ECM-Systeme kombinieren den Inhalt von Dokumenten und Managementaspekte des Unternehmens, schaffen eine einzige Umgebung für das Dokumentenmanagement und reduzieren die Anzahl der Arbeitsaktivitäten für die Implementierung von Geschäftsaufgaben. Auf diese Weise werden Unternehmensinhalte für diejenigen Benutzer verfügbar, die sie für eine schnelle und qualitativ hochwertige Arbeit benötigen.
